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學會「不做」 綠川向青柳偷學技巧

今天的綠川也是拚了命努力工作著。上午排定了半年度計畫,下午本來要整理累積了一大堆的文件,卻因為突如其來的雜務太多而無法如願。

「唉,怎麼有做不完的事。」

藍川聽到綠川的自言自語,說道:「需要我幫忙嗎?」

「不用,總務課交代的年輕職員問卷調查總得自己寫,還有上游廠商的評價問卷也是今天得交。」

藍川露出一臉同情的表情,說道:「對了,員工餐廳要變更業者,今天有一場說明會。」

「啊……你不說,我都忘了。」

到了隔天,綠川問青柳:「你昨天怎麼沒來員工餐廳的說明會?」

青柳愣了一下,說道:「咦? 是昨天嗎? 真糟糕,我竟然忘了。」

「真難得零缺點的青柳也會有疏忽的時候。那總務課的年輕職員問卷調查,你怎麼也沒交?」

「咦? 有那種東西?」

「有啊,就是上星期課長發給大家的那份問卷。」

「經你這麼一說……」

正當綠川一臉得意洋洋的時候,課長走過來說道:「綠川,你不是說要整理文件櫃,怎麼還沒做完?」

「不好意思,我今天從中午就接到一大堆臨時的工作。」

「多向青柳看齊,人家可是老早就做完了。」

「但是青柳昨天沒有參加員工餐廳的業者變更說明會,也忘了交年輕職員的問卷調查。」

課長轉頭問青柳:「青柳,真的嗎?」

「嗯,綠川說的沒錯。我完全忘了這些事,對不起。」

「真難得你會這麼粗心……好吧,沒關係。綠川,我說你啊,真是缺乏行動力。明明說好要完成的工作,卻沒有做到。」

「什麼?沒關係……? 為什麼他就沒關係?」

容易做出「不做」的決斷的技巧

我相信一定有很多人是每天工作堆積如山吧?

置身在這樣的狀態下,很多人心裡想的都只是「該從哪些工作開始做起」,但其實這種時候還有另一個選擇。

那就是「不做」。

想要讓工作輕鬆順遂,有時「不做」也是選項之一。

要做出「不做」這個判斷,可能有很多人做不到。

但要建立一個工作輕鬆的狀態,有時就是必須做出這樣的判斷。

首先讓我們來思考一下,為什麼「不做」的判斷讓很多人感到相當困難?

我舉一個例子。每隔一至兩年,我就會換一個新的公事包。當買了新公事包時,當然要把舊公事包裡的東西移過去。但是某一天,我發現了一個現象,那就是公事包裡用不到的雜物愈來愈多。

有很多雜物都是基於「某天可能會用到」的念頭,放進了公事包裡。

換公事包的時候,我總是想要減少裡頭的雜物,但是往往經過取捨之後,裡頭的雜物還是很多。

最大的問題,就是「某天可能會用到」這個想法阻撓了我的判斷。

工作上也是一樣。當我們想要挑出一些工作不做的時候,「可能做得完」或「可能做了比較好」之類的想法會阻撓我們的決斷。

當處在這樣的狀況下,想要做出「不做」的判斷可說是相當困難。

因此我在這裡傳授大家一些可以加快「不做的判斷」的祕訣。

第一招,是先試著決定不做的期間。

當我們心裡在做出不做的判斷時,會感到很害怕,那是因為我們無法肯定這件工作是不是真的可以不用做。所以說只要能夠緩解這個疑慮,要做出不做的判斷就會容易得多。

而為了緩解疑慮,我們可以先設定一個不做的期間,並告訴自己過了這個期間再來決定做或不做。

如此一來,不做所能帶來的好處,在自己心中的分量就會高過其風險,最後可能就會一直維持不做了。

第二招,我稱之為「技術性放鴿子」。

總之就是故意不做原本說好要做的事,並且假裝自己忘記了。因此又可以稱為「技術性裝傻」。

如果是與重要人物有約,或是重要的會議,當然不能放鴿子。但如果只是禮貌上的社交活動,或是就算沒做也不會給他人添麻煩的事情,那麼就算放個鴿子也無傷大雅。

我是個關西人。小時候不管我央求大人什麼事,得到的回答大概都是「我想想」。

如果是在關西以外的地區,「我想想」這句話的意思通常是「我會認真考慮」。然而在關西地區,大部分的情況都是說完「我想想」之後,就不會再有下文了。換句話說,就是說完「我想想」後就放了對方鴿子。

有時接下一件工作只是為了維持場面和諧及不讓對方討厭自己,如果是這種情況,不做也是一種技巧。

最後一招超級祕訣,則是思考這個工作是不是真的非由自己做不可。

有很多工作其實只要周圍的人幫點小忙,根本不需要自己動手。

例如有些事情大可以請客戶自己處理。

就好像搭飛機的時候,乘客在下機時必須將用過的耳機放進出口的回收箱。同樣的道理,如果只是將用過的東西放回原位之類的工作,只要他人的一點舉手之勞就可以解決。

靠著這些選擇性不做的技巧,就能把時間留給真正應該做的工作。

>>本文摘自再忙也不會出錯的完美工作執行力


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 鳥原隆志(Takashi Torihara)

日本頂尖企管顧問

籃中演練研究所股份有限公司代表董事、籃中演練技術顧問。

出生於1972年。曾任職於日本大型物流企業「大榮」,經歷過肉類製品、家具、葡萄酒等各種販賣部門,升任為統籌管理十家分店的分店指導員,負責對各店鋪進行指導和解決問題。在升遷考試期間接觸了籃中演練(In-basket)技術,開始針對此項技術進行研究和自我訓練,其後利用此經驗創辦了籃中演練研究所股份有限公司,主要業務為研發企業取向的籃中演練教材並進行指導。平日除了舉辦演講和研修活動之外,亦活躍於電視節目和報章雜誌。

籃中演練技術在日本的主要推廣者,除了日本國內的推廣活動之外,也積極往海外發展。

主要著作有再忙也不會出錯的完美工作執行力《80%的工作其實不用做》《行動前思考5秒,擺脫費力又瞎忙的職場囧日子》等,累計銷售冊數突破80萬冊。