Photo by Aron Visuals on Unsplash

曾經有人問我:「嚴格執行時間管理後,壓力很大,是否偶爾也該放下一切出去玩,宣洩一下壓力比較好?」。

一般來說,問這個問題的人應該期待我回答:「對!適時宣洩壓力也很重要!」但是,現在的我實在是忙到連宣洩壓力的時間也沒有。不過,正因如此,我經常都在思考「如何才能不讓自己累積壓力」,我想到的好方法就是「格式化」。

舉例來說,我以前非常喜歡吃拉麵,每次聚餐喝酒之後,一定要去吃碗拉麵。不過,那樣既對身體不好,還會占用睡眠時間,吃拉麵的錢累積起來也不少。可是,為了戰勝拉麵的誘惑,光是「忍耐不吃」,反而造成壓力。於是,我想出了「格式化」的戰術。也就是盡可能繞道而行,走不會經過拉麵店的路線。因為既然看到拉麵就會受到誘惑,那麼打從一開始就不要讓拉麵店進入視野,並且不斷告訴自己:「這世界上不存在拉麵這種食物。」久了之後,我對拉麵的熱情便冷卻了,順利戒掉吃拉麵的習慣。

同樣的方法也可依照下面方式運用在時間管理上:

  • 試著列舉妨礙提升工作速度的原因,也就是「時間小偷」
  • 思考該怎麼做,才不會被時間小偷偷走時間,為自己訂下規則
  • 持續執行規則,直到變成理所當然的事(=習慣化)

只要按照這個順序實行預防策略,就能減輕壓力。如此一來,即使注意力不夠集中時,工作還是能繼續進行。

找出是什麼偷走了你的時間

為了隔絕誘惑,重要的是不斷問自己:「對我而言,時間小偷是什麼?」唯有正確掌握現狀,才能揪出問題,並加以解決。對於平常自己運用時間的方法,我會在事前擬定時間表,然後和實際上用掉的時間做比較,正視自己在時間運用上遇到的問題。一邊持續這麼做,一邊問自己以下問題:

  • 在什麼狀況下,實際用掉的時間和預計的時間出現了落差?
  • 在什麼狀況下,占用掉比預期更多的時間?
  • 在什麼狀況下,容易累積壓力?
  • 在什麼狀況下,容易發生超乎預期的事?

像這樣盡可能找出問題,思考解決對策。比方說,「和某某客戶一起工作時,總是無法按照預定時間進行」、「和某位同事一起工作時,效率總是比平常差」、「和某位上司一起去吃飯時,每次都會被要求作陪到深夜」等等,各式各樣的原因都可能成為你在時間管理上的絆腳石。

如果光是用「模稜兩可」的「感覺」面對這些問題,或是思考時太顧慮人情,就會做出「這個同事做事效率雖然差,但是人非常好,就幫他好了」這類不合邏輯的結論。為了不要讓自己做出這種結論,我會定期回頭檢視自己的時間運用,重要的是,盡可能不重蹈覆轍。如果有朋友約自己喝酒,一路續了三攤,隔天宿醉嚴重造成身體不適,那麼,當下次這位朋友再約我喝酒時,我就會先講好不續攤。這也是一種格式化。

這些做起來很簡單,只要用LINE發個短訊說明即可,但卻是能幫助自己不再重蹈覆轍的好習慣。

>>本文摘自10分鐘完成每件工作:讓你優秀的不是努力,而是方法


R159IrOv6zy_IWBTQ3a5iQ

書名:10分鐘完成每件工作:讓你優秀的不是努力,而是方法

作者:森川亮

出版社:天下文化出版社

 森川亮

日本LINE前任社長,現任C Channel 影音媒體CEO兼社長。1967年生於日本神奈川縣,1989年畢業於筑波大學,隨後進入日本電視放送網株式會社工作,在電腦系統部門參與網路廣告、影音串流、行動電話與跨國放映等多項新事業的成立。2000年進入SONY,2003年再轉入Hangame Japan株式會社(後改名為NHN Japan株式會社,現名LINE株式會社);2007年就任該公司董事長,2015年離職,轉任顧問。同年4月創辦以女性為主要使用族群的影音媒體公司C Channel株式會社,擔任社長。以兩年時間將C Channel服務擴展至十個國家,目前社群使用者人數已超過2500萬人,成長為日本同類媒體中規模最大的公司。著作有《簡單思考》、《試著放棄忍耐,找回自己人生的創業守則》等書。