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目標準確地行動

「我要戒酒。」

「我要確實遵守PDCA。」

「我要經常向上司進行報告、聯絡、商量。」

像這樣的行動計畫,雖然在一開始動機強烈,但在現實上卻常常無法落實。最大的原因,在於「行動目標」並不明確。

這裡和〈23將工作拆解成細項〉

不一樣的地方在於,我們所採取的方法並不是要透過將工作拆解成細項。「明確的行動目標」是要像前述「我要戒酒」、「我要確實遵守PDCA」 一樣,針對模糊不清的行動內容,徹底聚焦於該項行動的重點,想清楚「你想要達到什麼目標?

舉例來說,決定「要戒酒」後就貿然行動,這是NG的方式。設定「我不要做......」的計畫,是不會成功的。

一旦酒癮來了,你還是會像平常一樣黃湯下肚。

如果真的想讓計畫成功,必須將焦點從「我不要做......」,置換成「我要做......」才行。

也就是說,當酒癮來襲時,或許你該想的是「我要喝無酒精啤酒」。如果你把酒當作是睡前小酌,或許「到健身房跑步」可以是替代方案,後者可以讓你因為疲憊入睡。

再舉一個例子。

假設你想在工作上交出更多成果,決定要「確實遵守PDCA」。

然而,如果你以如此模糊的計畫展開行動,只會落得「想做卻忘記了」,或「忙到抽不出時間」的下場。

因此,請將焦點精準地凝聚在行動的目標上。首先,因為沒有一項行動名為「PDCA」,因此要明確地列出你要處理的, 是Plan(規劃)、Do(執行)、Check(查核)、Act(行動)其中的哪一項。

例如,如果你選擇了第一項,Plan(規劃),如果不決定具體上你要採取什麼樣的行動,就無法實踐。

因此,你必須像這樣做出規劃。

「進公司之後,打開電腦之前,先在N次貼上寫下今天要做的事情,排出一天作業的優先順序之後,再開始工作。」

如果可以精準鎖定行動目標到這樣的程度,對於行動有具體概念,就容易付諸實行了。


不做太多無謂的思考,抱持淡定心態

我以前在資訊系統公司工作時,有一位工程師每天都要應付棘手的問題。

他身處在各種系統問題當中。

他每天挨顧客的罵,過著每天修正程式到深夜的日子。

他所面對的問題是如此複雜。

我好奇這位工程師日復一日如此辛苦,如何維持自己的動力,於是問他「你如何為自己的工作賦予意義,能每天努力工作呢?」

他這樣回答:「我只是做我應該做的事情而已,其中沒有意義,也沒有喜歡不喜歡,我就是不帶任何情緒嚴肅以對而已。」

只是不帶情緒地做好我應該做的事情而已。是的,就是這樣。對於辛苦的事情,不做無謂的抵抗,接受它,然後不帶任何情緒做應該做的事。我從他身上學到,這個方法其實也是一種無壓工作術。

我要補充說明,這位工程師並不是把工作當成是單純的作業而已,他是一位優秀的工程師。

當我們在面對麻煩或不擅長的事情時,總是容易被負面的情緒擊倒,然而即使如此,還是會積極地想要鼓起勁做事。

「啊,真討厭哪,真討厭哪......」愈是這樣的情緒就會愈來愈強烈,持續消耗掉無謂的能量。

不把麻煩事當作「麻煩事」,不帶情緒完成,這才是無壓工作術。

不帶情緒做應該做的事,不加抵抗。

這麼酷的想法應該在很多事情上都派得上用場吧?

洗碗、洗衣服、刷洗浴室、打掃等也是一樣,如果可以喜歡那當然最好,有時候實在沒辦法喜歡做這些事情,在這樣的情況下,你要做的就是不加抵抗,不帶情緒去做,不要浪費無謂的能量。

這或許聽起來像是心態論,然而當你提醒自己試著這樣做時,就能夠保持穩定的心情,淡然處之。

只要你不感到討厭,就能向前邁進。

當你無論如何都得面對麻煩事情的時候,請務必試著實踐看看。


採取「即刻執行主義」

假設你有一項工作是會議紀錄。

延後書寫會議紀錄會讓事情變麻煩。

假設在會議過後三天才寫會議紀錄,你得花上一番功夫才能想起會議的內容,過程中會耗費龐大的能量。

那麼,什麼時候寫是最有效率的呢?

我在這裡引用C先生的經驗談。

C先生是部門定期會議的會議紀錄負責人。

會議每週召開,為了把會議記錄的工作壓力化為最少,他採取的是「即刻執行主義」。

他取得了部門主管和成員的同意,在會議中打開電腦,聚集高度的專注力,當場打字完成七成內容。

他會在走出會議室之後的三十分鐘內完成剩下的三成,並寄給與會者。

如果要讓「製作會議記錄」一直留在待辦事項的表單裡,接下來連三天都抱持著「啊,不寫不行了」的未完成感,然後到最後消耗不必要的能量在回想會議的內容上,不如當場就把它寫完是最輕鬆的。

為什麼呢?因為會議中和會議剛結束時,我們的精神狀態最能夠專注於書寫會議紀錄。

心有所想,就是最容易付諸行動的時候。當你在腦袋裡思考一項事情的瞬間,那就是做出判斷和付諸行動的最佳時機。

如果一件事情五分鐘就能完成,那麼不要拖延,「現在就做!」

當你將心思轉向其他事情的瞬間,就必須再一次啟動專注模式。

如果工作在短時間內就能做好,試著用「即刻執行主義」來完成。

想到就做,當下就是良辰吉時,沒有期間限制。想做的事情也是一樣,你實踐「即刻執行」的機會將愈來愈多。

>>本文摘自打造理想人生的習慣大全


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古川武士

關西大學畢業後,任職於日立製作所,2006年獨立創業,深感「無法持之以恆」是人生最大的課題,進而設立日本唯一一家以「習慣養成」為宗旨的顧問公司,開發獨創的習慣養成理論及技術,為個人或法人組織提供顧問服務或訓練課程;透過早起顧問服務,讓超過500位夜型企業人士轉變成為朝型。

有這樣的實績,是因為近年不斷為企業提供協助,並透過「朝型及高密度工作術的顧問服務」,提升朝型職務的生產力所致。持續在媒體推廣習慣養成的專門資訊。目前也在PRESIDENT Online維持每月兩次的專欄連載。