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Photo by Amy Hirschi on Unsplash

無法將工作交辦出去,是因為部屬「能力不足」嗎?

自己動手比較快,成果也比較好。
教導部屬要花這麼多時間和心力,
真希望他們的能力再好一點⋯⋯

工作能力越強的主管,越是無法輕易放手?

如果你不敢把工作交辦給部屬或同事,我猜你應該是身兼第一線工作的主管,並且比部屬更熟悉工作內容,對嗎?此外,你是不是覺得部屬的工作品質和自己相比之下有一段落差?

當自己很精通某項工作時,對於細節難免有一些特定的習慣和堅持,若是欠缺極具說服力的理由,確實無法輕易將工作交辦給其他人。並非部屬能力不足而「無法交辦」,而是你覺得自己來做比較好,所以「不想交辦」,這才是真正的原因。

坦白說,我以前也是如此。不是我不相信部屬,而是由於我精通某項工作,所以會很在意一些小細節,像是企畫書的配色或字體等等,總覺得與其花時間提醒,不如自己做還比較快。和業務同仁一起拜訪客戶時,由於很熟悉商業談判的重點,我也經常自己直接交涉,剝奪部屬一展身手的機會。

我一直以為,只要讓部屬看見我工作的模樣並且照做就可以了。然而,這純粹是個人主義作祟。

個人的能力有限,不懂帶人會讓自己忙到死

我有很多奇怪的想像,有一次曾經這樣幻想:假如全人類都和我擁有相同的能力,也許我們至今仍然停留在繩文時代吧。

即使知道厲害的狩獵技巧,也無法應用於水稻種植;即使誠心學習佛教,也不見得有決心成為遣唐使,前往陌生的國度去探索未知的文化。

如果這兩個比喻不太好懂,那麼就來看看這句非洲諺語:「想走快一點,就一個人走;想走遠一點,就一起走。」也就是說,一個人能夠做到的事情有限。

說起來,無論是松下幸之助先生所採用的「事業部制度」(編註:Department system organizational structure,是分級管理、分級核算、自負盈虧的一種形式),或是現今許多企業常見的「分公司制」(編註:Company System,或譯為「公司內分公司制」),都是能夠讓「組織裡每一個人」發揮最大能力的結構。

充分運用「他人的能力」,帶領團隊成長,是主管們的重要任務。

「進公司的頭三年」是關鍵期,決定部屬未來的發展

儘管過去的我有許多部分還需要學習,我決定「總之先交辦工作給部屬試看看」。結果,原本打算辭職的部屬漸漸成長,五年後成為核心幹部,十年後更當上了主管。團隊裡,有人自行創業,有人繼續留在公司打拚,每個人都擁有相當活躍的職涯。最令我欣慰的是,完全沒有因工作倦怠而萌生辭意的員工。會有這樣的轉變,九十九%當然來自他們本身的潛能,而我或許也占了一%的功勞。

實際上,瑞可利職業研究所(Recruit Works Institute)曾於二○一○年調查「主管對於入社三年內員工的影響」,報告指出最初的三年最重要,若是此時主管沒有交辦部屬具挑戰性的工作,則從第四年開始,部屬的成長速度將逐漸趨緩。

由此可知,盡早「持續交辦工作」是比較好的選擇。

此外,有財經雜誌採訪了曾經擔任日本麥當勞、倍樂生控股公司(Benesse Holdings, Inc.)董事長而備受矚目的專業經理人原田泳幸先生,他在訪談中提到:「嘴上說『還不到時候』,不願交辦工作給部屬,這樣的店長有害無利。」雖然措辭強烈,意思卻是相同的。

「交辦工作」能讓部屬獲得成長,這一點無庸置疑。

我在本書中會介紹更多進階的交辦技巧。


接納部屬提出的意見,不被「過往經驗」侷限

沒有經驗的人,往往能走出一條與眾不同的路。
擁有良好實績或經驗的人,反而容易畫地自限。
保持開放態度的主管,能激發團隊最大的創意。

毫無經驗的人,往往是最強的開拓者

前幾天,我和三位健身房老闆一起聊天。其中一位是體格健壯的前職業拳擊手,一位是肌肉結實的現役健美選手,另一位以前竟然是個編輯。

我們聊到「『沒有經驗』是最好的武器」這個話題時,前編輯說:「我一開始對健身房完全不瞭解,只能邊問邊學。我會把工作交辦出去,員工則會拋出一些意想不到的提案。如果我認為提案內容還不錯,就試著先做做看。多虧有這些員工,健身房到目前為止營運得很順利。」

雖然他說得謙虛,實際上,他的健身房因為設備完善、概念新穎,近來相當受到矚目,業績穩定成長。

我聽過很多經營者說:「有時候真的比不上一些沒經驗的門外漢或年輕人。只要他們覺得某個想法不錯,就會毫不猶豫地大膽去做。」

換句話說,正因為他們沒有任何經驗,因此必須聽取熟悉現場狀況的部屬的意見,就算這些意見有點「天馬行空」,他們也能坦率地接納採用。這種大膽開放的態度,與「擅長交辦工作」密切相關。

許多嶄新的商品或服務,都是從這些「天馬行空」的想法之中誕生的。以健身房這個產業為例,無論是主打飲食控制的私人健身中心RIZAP,或是充滿夜店風的拳擊健身俱樂部b-monster,和傳統健身房相較之下,它們顯然有更多天馬行空的創意。

不堅持己見,就是勝負的關鍵

那麼,如果你是經驗豐富的主管,又該怎麼做才好呢?

首先要掌握第一個重點:不堅持己見,就是勝負的關鍵。聆聽部屬的意見,就算出現「天馬行空」的想法,也不妨嘗試看看。

【採取六行動,成為擅長交辦工作的主管】

  • 主動聆聽部屬、客戶的意見,瞭解現狀。

  • 此時,詢問部屬與客戶的「三不」(不滿、不便、不安)。

  • 建立一套自己的「假說」(這樣做的話適合嗎?)。

  • 聽取多數部屬的意見。

  • 請部屬提出新企畫案(跳脫既有框架)。

  • 首先,從小實驗做起,建立新的「勝利法」。

再來要記住第二個重點:先建立一套自己的「假說」。不這麼做的話,很容易被部屬的提案牽著鼻子走。身為團隊的領導者,「大家都這樣」不應該當成做決定的憑據。

回顧一下最近半年的狀況,如果發現部屬的提案很少,或是自主性不夠,請試著採取「由下而上」(bottom-up)的模式,徵詢部屬們的意見,或許會激發出意想不到的好點子。如果你覺得工作職場或是商品服務有需要改進的地方,也可以主動詢問部屬的想法。

當然,除了前面提到的這些情形,各種問題都能和部屬一起討論,或許會共同想出更多超越主管自身工作經驗的驚人創意。

覺得如何?就從接下來這一個月開始做看看吧!經由反覆執行這個過程,相信你的領導風格將會更加確立。

>>本文摘自當責主管就是要做這些事!交辦用錯力,當然事倍功半!讓部屬自動自發、服你、挺你的下指令訣竅


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伊庭正康

現任RASISA LAB企業培訓課程公司執行長。

1969年生於京都。1991年進入瑞可利人力資源集團(Recruit Holdings),歷任許多重要職務,包括業務主管、經理、部長、旗下集團公司FROM A CAREER代表董事。2011年成立企業培訓課程公司RASISA LAB。