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善用零碎時間,下班後的一小時

「善用零碎時間學習。」只是要職場人,肯定都聽過無數次這樣的建議。職場人平日不容易學習的原因,不僅在於難以騰出時間,也由於專注工作而精疲力盡,在這種狀態下學習談何容易。

不過平日的學習不全都是不利條件,其實也有優點。首先,平日處理業務時處在高度緊張的狀態,可以利用緊張感達到短時間內專注學習的效果。此外,平日身體的活動量較週末大,據說活化大腦最有效的方法,就是「活動身體」。

只要懂得節約時間,平日隨時都可以學習,前提是要知道具體落實的方法。職場人想要提高平日學習的效率,首先必須檢視自己把時間浪費在什麼地方,接著盡可能降低體力上的負擔,努力把浪費的時間放在學習上。

每天騰出三個小時學習

要在平日學習三個小時以上,實際上並不容易辦到。假設有職場人是早上七點起床,上午九點開始處理業務,晚間七點下班。下班後洗個澡、吃個飯,至少超過了八點。即使之後立刻學習,還是難以達到每日平均三小時的學習。更別說遇上加班或晚上公司聚餐的日子,回到家後根本不可能學習。

平日每天可以學習的時間,應以三個小時為上限,並做好善用零碎時間填滿三小時的規劃。想要確保每天三個小時的學習時間,必須善用一到兩個小時的上下班時間、午休時間、零碎時間等,並且下班後在家專注學習一個小時。

稍微晚起,盡快準備

每天早起是每個職場人最大的罩門。勉強自己早早起床學習,只會讓一整天狀態昏昏沉沉,最後反倒對業務和學習造成負面的影響。要是這樣,倒不如稍微晚起,盡快準備。

每天睡前,我總會事先將隔天要穿的衣服、要帶的物品擺在門前靠走道的位置上。一早起床,所有事情同時進行。首先轉開電視收看新聞,刷牙盥洗;接著抹完化妝水,等吸收後穿上上衣,抹完乳液後穿上褲子。早餐大多簡單吃個麵包,通常邊吹頭髮邊吃,或者上班的路上邊走邊吃。

我並不是要所有人像我一樣,而是希望讀者從起床後的例行活動中,找出盡可能縮減時間的方法。就我的情況來說,轉變成這種行動模式後,上班前至少可以縮短一半以上的準備時間。

積極運用上下班時間

零碎時間的利用也不可少,而上下班時間正是最適合利用的時間。每個人上下班的情況各不相同,以下分成可以看書的情況(地鐵)、可以看智慧型手機的情況(公車或計程車)、兩種都不允許的情況(步行或開車)等三種情況,推薦不同的學習策略。

首先,如果是搭乘地鐵上下班,可以找個位子坐下來看書。我建議在有位子坐的早晨時間出門,會比上下班尖峰時間好。如果是搭乘公車上下班,就不方便在車內看書,因為車內搖晃且容易暈眩。這時不妨利用智慧型手機來學習。我建議可以聽英文,或是將平時學習時整理下來的內容拍照,隨時拿出來看。在無法專注閱讀文字的環境下,最好選擇默背為主的學習。

如果是以步行或開車上下班,更難利用智慧型手機學習。練習英文聽力還可以,但是開車的時候分心,恐有發生交通事故的疑慮,所以開車時最好避免學習。

如果公司距離較近,通常步行上班的話,建議可以一邊在腦海中整理今天的待辦事項,走到斑馬線前等待紅綠燈時,再用智慧型手機記錄下來。同樣的,步行下班時,也可以利用智慧型手機收聽新聞等,妥善運用上下班時間。

依照時間段調整學習模式

若能依照不同時間段安排學習的內容,那麼即使是零碎的時間,也能達到不錯的利用效果。午休時間加快用餐速度,可以騰出三十分鐘左右的空閒。這段時間辦公室較安靜,可以專注看書或收看函授課程。午休時間即將結束之際,辦公室會開始變得吵雜,所以最好選擇在三十分鐘內結束的課程,或是收看短時間內結束的解題講座等。

工作上經常會出現等待他人的情況。有時候無法控制待命時間的長短,待命的地點也可能是在辦公室以外的地方,在這些情況下都不容易學習。所以,平時最好準備可以直接放在手裡看的小卡片或單字本,方便背英文單字或其他學習。如果當下不便拿出小卡片來看,就用手機拍下來看吧!

下班後,疲憊感總是在吃過晚餐後襲來。在這個時間段無論怎麼學習,也無法提高專注力。這時,最好選擇低專注力的學習方法。其中一個方法,就是收看函授課程。我建議收看一個半小時到兩個小時左右的課程,每三十分鐘休息一次,之後利用十分鐘整理課程中學習的內容。如果覺得太累,或是需要進行高專注力的學習,不妨先小睡片刻吧!

放下對每天晚上學習的執著

學習最好盡量在晚上十點(最晚十一點)前結束,睡前一到兩個小時則是個人休閒時間。平日工作和學習同時進行,自然需要休閒時間來調劑。睡前一到兩個小時可以用來玩遊戲或看連續劇,充分休息後,為隔天的學習充電。

遇上較晚下班的日子,最好把當天安排的學習進度延後到隔天。如果當天較為疲累,卻仍為了達到目標而學習到深夜,那麼隔天壓力和疲勞感就會像迴力鏢一樣回到身上,摧毀當天的學習。遇上較為忙碌而疲累的日子,就別想著學習,好好休息吧!


百忙之中偷時間,進行高密度學習

究竟在忙碌的業務生活中,還能有餘力學習嗎?部長隨行祕書這樣的工作,被認為是中央部會中最忙碌的職位。儘管如此,還是能看到一些隨行祕書抽空學習英文,在托福考試中拿下高分的案例。再怎麼忙碌,只要肯下定決心就能學習。

根據我的經驗,答案是肯定的。雖然可以利用的時間有限,也許無法取得較大的成果,不過倒是能「奠定發展的基礎」。只不過越是忙碌的時候,越需要策略性的做法。關鍵就在於分析自己的業務環境,設定符合業務環境的目標,從而進行高密度的學習。

分析業務環境

部長隨行祕書的業務特性是經常早出晚歸,週末也無法放鬆休息。為了應付突發狀況,必須全天候待命,休假日也得處理大量來自四面八方的聯絡工作。不過即使是在如此忙碌的業務生活中,仍然會有待命時間和休假日。只要考慮以下幾點情況,分析業務環境後,還是能騰出可以學習的「時間」。

第一,掌握業務的特性。執行勤務的地點、外勤時間的多寡等,這些業務的屬性都得詳細掌握。以隨行祕書為例,來回各地或整天外勤都是家常便飯。因為得四處奔波,身上不便攜帶要學習的書,所以我評估過隨時攜帶書本的困難後,選擇了一鼓作氣專注學習的方式。

第二,掌握可以運用於學習的時間。由於隨行祕書的業務特性,可以學習的時間相當有限,所以我以每週學習三個小時為目標。

第三,分析目前可以學習的時間中,能夠專注學習的時間。想要在短時間內大量學習,必須投入高度的專注力。以隨行祕書為例,因為週六上午的時間段相對安靜,我通常安排在那段時間專注學習。

設定適合業務環境的目標

掌握業務環境和學習時間後,接著開始設定合適的目標吧!依照以下順序細分目標,你將會看見目前的當務之急。

第一,設定最終目標。例如把考取證照視為最終達成的目標,就像我的目標曾經是美國註冊會計師證照。雖然當時要在忙碌的生活中達到目標,並不那麼容易,不過現在回想起來,多虧過去在忙碌之中花費時間一點一滴累積起來的小成果,才使得我在日後有了空閒時間後,能夠更快達成最終目標。不禁一番寒徹骨,焉得梅花撲鼻香。

第二,列出達成目標前需要的準備。美國註冊會計師考試的應考資格之一,是過去已取得的學分。以我考取證照的加州為例,會計師考試的應考資格為先修經濟學二十四學分和會計學二十四學分。

第三,從目前情況下有能力執行的部分開始準備。在正式準備考試前,為了取得應考資格,我先在網路大學(Cyber University)修讀不足的學分(會計學十二學分)。這是因為我認為在當時一週只能學習三個小時左右的業務環境下,要達到取得學分的目標綽綽有餘。

學習也是聚沙成塔

儘管業務生活忙碌,我依然修滿美國註冊會計師考試中要求的學分。像這樣透過對業務環境的分析,找出零碎時間來學習,最終必然有助於達到極大的成果。時間就是金錢,至於在忙碌的生活中騰出的零碎時間,自然就是零錢。零錢也是錢,零錢累積下來,就是一筆鉅款。只要領悟出將零錢累積成鉅款的技巧,就算是過著忙碌生活的職場人,也能親身見證「聚沙成塔」的巨大發展。

想要在忙碌時高效學習,必須仔細分析業務環境。分析業務環境後,設定可以達成的目標,再根據目標決定學習方法。忙碌的職場人想要高效學習,務必先從業務環境開始分析,再設定可行的策略。

>>本文摘自下班後1小時的極速學習攻略


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李洞宰

大學畢業前,只用一年的時間考取公職(財政職),是名考試高手。

年紀輕輕踏入職場的他,為了適應繁忙的業務,開始了學習的生活。而這個最初為了盡快適應職場而開始的學習,已逐漸轉變為充實自我的學習,如今更邁入第十三年。多虧於此,他能夠在忙碌的職場生活之餘,通過十多個證照考試(美國註冊會計師、特許金融分析師、金融風險管理師、不動產經紀人、行政士等)。

他目前擔任國務協調室租稅審判院事務官,以傑出的業務成就獲頒韓國大統領表彰(2013)、優秀租稅審判人獎(2017-2018)。同時也在韓國新興文字創作網站brunch上,積極向讀者公開他過去學習的各種心得與方法。