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改變工作效率的祕訣—邏輯順暢

什麼是口語表達的邏輯呢?有很多人說是次序、是架構。次序與架構是邏輯的選項沒錯!然而在我們的研究中發現,口語表達邏輯要提升,尤其要注意以下三點。我勉勵俊傑一定要想辦法做到,這會讓他在思考與架構的過程當中,讓自己的述說內容更完整。下次構思好之後,萬一「很幸運地」被抽到上台分享,也比較不容易忘記。

‧合情合理

這是職場溝通當中非常重要的思考,可能是你疏忽了,往往會忽略了這個現象。

合情合理,指的是大環境與大方向的「現實狀態」。比如你的目標是跟老闆談加薪,加薪的幅度就應該「合情合理」,你可能會先多方了解一下在公司待多久會加到多少薪資?加薪的幅度,落在一個合情合理的範圍,是非常重要的,如果漫天喊價,就會落入沒邏輯的狀態。

分享你很喜歡的書,也是這樣的。最好分享一本多數人都覺得還不錯的書,也就是大家最近都可能注意到的書,不是分享一本非常冷門的書,別人根本不知道你在說什麼,自然沒有什麼感覺。

‧有因有果

另外,我跟俊傑談到了「訴說的因果關係」,不僅是溝通的邏輯架構,也是最基礎的說服技巧。

「為什麼要執行這個專案?」

「因為這會讓我們在下一個季度的業績提升百分之五。」這是完全不符合邏輯的回答,看似是講述了「因為」,事實上是講述了「結局」。就好像有人問你:「這部電影好看嗎?」你說:「好看啊!因為很感人。」這也是講述了結局,沒有因為。

那什麼叫做邏輯的因果關係呢?

「因為過去到現在,我們都沒有執行過這樣子的行銷方式,如果這一個行銷方式執行得好,在下一個季度就能夠提升我們的業績百分之五。」

「因為這部電影當中,女主角失去男主角的那段傷痛,讓我感受很深刻,也很感動。所以我覺得這部電影很好看!」

關於「因為」,是一種動機的描述,一旦你的動機強而有力,就可以說服聽的人。

介紹一本書,也是如此。你不能夠說「因為這本書作者寫得很好,所以我很喜歡」,應該是要說「因為作者描述的××××,我曾經在生活當中碰到的○○○○,就是這樣子,讓我覺得很感動」。

俊傑聽到這裡說,對!我就是沒有把「因為」想清楚,所以也就沒辦法講清楚!

‧目標一致

之後,我跟俊傑分享一個最重要的概念,就是在訴說的過程中,前後的論述一致,就表示沒有邏輯倒錯的問題。在職場工作中,最常見的邏輯倒錯,就是目標一下子這樣、一下子那樣。比如會議當中,明明要談的是「提升生管部門與業務部門工作效能」的討論,最後卻講到了「和某客戶的溝通困難該如何突破」,出了會議室之後,生管部門與業務部門在未來的互動,可能還是陷入一片迷茫。

目標一致,對於遠距溝通更是要特別留意,常常溝通完,掛了電話,或結束視訊,大家又不在一個工作場域,再去確認或追蹤,會讓整體工作效能變差。

我還跟俊傑說明,如果下次你被抽到要上台分享,當在介紹一本書時,你提出這本書很激勵你,那麼,最終的結論一定要落在「因為這本書能夠激勵我,所以我把這本書推薦給大家」;這是「鎖定目標」,是很重要的一種表述與說明。

符合現代的溝通速度—語速穩定

說話的速度影響聽的人的內心感受。說話的速度太快,讓人有壓迫感,甚至帶給人一種緊張;說話的速度過慢,讓人無法集中精神,甚至等不及想打斷。

俊傑問我:「什麼速度是快?什麼速度是慢?」我跟他說,我們透過多次的分析研究,讓聽的人針對說話速度的「好感度」提出評分。語速好感度的最終結果是,中文每分鐘二百字到二百四十字,英文每分鐘二百二十字到二百六十字。原因是英文的有些字節很短,中文講「一個」,英文講「a」;中文講「聽起來不錯」,英文講「sounds good」⋯⋯

一旦你說話的速度穩定,別人聽起來不僅清晰,理解度與接受度也比較高,因此「好感度」會提升。

我有一個職場的身分是配音員,專攻影片的旁白以及典禮的旁白。

旁白配音,語速穩定性是很重要的專業要求。過去我大量地閱讀稿件,進行了語速調整的練習,讓我現在可以輕易控制我的講話速度。

現在,我的學生們來自四面八方,有許多主管來跟我學簡報技巧,還有許多直播主來跟我學說話。我都跟他們說,說話的速度真的非常重要,那是創造影響力的基本功。

之後,我請俊傑測試自己唸出以下文字,看自己是否大約一分鐘唸完?若不到一分鐘,則太快;若超過一分鐘,則太慢。

我請他務必「習慣一個穩定的速度」來說話。

一分鐘的讀稿練習

研究人員從各種分析資料中尋找「快樂的動向」,發現快樂的人會把歡樂傳遞給不認識的人,而且這種喜悅,有時候可能延續長達一年,甚至更久。

美國社會學家克里斯塔基斯說:「快樂會四處流竄,你是否快樂不僅取決於自己的行動、行為和思想,甚至也跟那些你不認識的人有關。」

快樂會傳染,而且能夠透過家人和朋友這類的社會群體傳遞,像漣漪一樣擴散開來。傳遞延伸的範圍可以多達三圈,就是朋友的朋友的朋友。

不管使用話語,或者使用社群媒體,請大家多傳遞快樂的訊息吧!

如果你平常的說話速度就很慢, 一直加快不起來, 也請不要慢於每分鐘一百八十個字,因為太慢,不符合這個時代的溝通速度。

>>本文摘自《不見面的說話練習》


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書名:不見面的說話練習

作者:王介安

出版社:大田出版有限公司

王介安

廣播人、行銷人、口語培訓師。曾獲六次廣播金鐘獎入圍,並獲得「最佳流行音樂節目主持人獎」。2015年金鐘獎50週年,名列中華民國文化部主辦「金鐘50。響」特別展的「廣播名人牆」。

製作主持的音樂娛樂節目曾在台灣中廣流行網、台灣POP Radio、美國洛城之音、新加坡Radio 1003、香港商業電台、廣東人民廣播電台音樂之聲等台播出。現在仍是加拿大中文電台FM96.1製作人暨主持人。

擔任許多大型企業高階經理人,除了文化創意產業相關工作,還從事口語溝通的教育訓練工作,於學學文創、中國廣播公司、中國文化大學推廣教育部及各大企業開課,曾接受《商業周刊》專訪,被稱為「溝通教主」,目前也是銘傳大學傳播學院助理教授。